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L'implementazione di questa catena di A4ManagementTools si estende su diversi mesi.
. Passo 1: Stabilisci il piano strategico d'ordine superiore (roadmap): A4038.MasterPlan.
. Passo 2: Per attività oltre le 80 ore-lavoro utilizza lo strumento di gestione progetti: A4023.ProjectManagement.
. Passo 3: Rappresenta graficamente il piano d'azione: A4075.VisualActionPlan.
. Passo 4: Svolgi l'analisi dei portatori di interesse: A4015.StakeholderAnalysis.
. Passo 5: Stabilisci obiettivi e priorità: A4005.TeamGoals&Priorities.
. Passo 6: Formula obiettivi e risultati chiave: A4008.Objectives&KeyResults.
. Passo 7: Delega con maggior intenzionalità e minori interruzioni: A4007.Delegation.
. Passo 8: Analizza e tratta i rischi: A4019.Risk&WeaknessAssessment.
. Passo 9: Stabilisci un piano di comunicazione: A4026.CommunicationPlan.
. Passo 10: Dai seguito alle attività e verifica i progressi: A4042.StepsForward.
. Passo 11: Valuta la solidità dei progetti chiave: A4062.ProjectStressTest.
. Passo 12: Accertati che sia pronto lo svolgimento dei lavori A4074.WorksPreparation.
. Passo 13: Coordina l'esecuzione delle attività: A4129.10MinutesBriefing.
. Passo 14: Trai insegnamenti dalle attività svolte: A4133.Debriefing.
. Passo 15: Stabilisci il budget necessario, calcola gli scostamenti e stabilisci i correttivi: A4105.FinancialPlanning.

Go!

A4075.VisualActionPlan

Questo strumento consente di visualizzare graficamente il proprio piano d'azione e di comunicarlo in modo chiaro.

Risultati che puoi raggiungere con questo A4ManagementTool Problemi Risolti
Visualizzare graficamente il piano d'azione Difficoltà a stabilire il tempo necessario per completare le attività
Stabilire una sequenza visiva di esecuzione Sfide nella gestione dei picchi di lavoro
Bilanciare l'utilizzo delle risorse Mancata identificazione dei percorsi critici e dei picchi di lavoro
Incorporare la Work Breakdown Structure (WBS) in una visione d'insieme. Pianificazione tardiva
Coordinare le attività e definire le interdipendenze. Assenza di una visione d'insieme
Calcolo delle risorse necessarie in ogni fase Difficoltà a monitorare l'avanzamento del lavoro a colpo d'occhio
Rilevare tempestivamente le incongruenze  
Go!

A4015.StakeholderAnalysis

Questo strumento consente di analizzare gli stakeholders indipendentemente dalla loro posizione o natura e di stabilire un piano d'azione per allineare valori e interessi.

Risultati che puoi raggiungere con questo A4ManagementTool Problemi Risolti
Analizzare gli stakeholder Possibile opposizione, spesso senza ragioni oggettive
Far emergere i bisogni Resistenza al cambiamento
Determinare i veri influencer Interruzioni del progetto
Mitigare l'impatto degli avversari Costi generati dall'opposizione
Coinvolgere le parti interessate Tendenza degli stakeholder a mantenere le proprie posizioni
Beneficiare di prospettive diverse Procedure di conciliazione prolungate
Creare nuovo valore anziché competere per ottenerlo  
Stimolare la creazione di alleanze  
Go!

A4005.TeamGoalsAndPriorities

Questo strumento consente al team di fissare obiettivi e risultati significativi, di stabilire le giuste priorità e di coordinarsi in modo efficace.

Risultati che puoi raggiungere con questo A4ManagementTool Problemi Risolti
Definizione di obiettivi e priorità e sincronizzazione del team Obiettivi interpretabili
Sviluppare una strategia condivisa Assegnazione arbitraria delle priorità (non coordinata)
Evidenziare le attività che generano valore Sensazione di dover dare priorità alle attività urgenti
Precludere le iniziative non coordinate Periodi prolungati di stress
Dedicare tempo a ciò che è essenziale Tendenza a procrastinare
Garantire la concentrazione sulle cose importanti piuttosto che su quelle urgenti. Tendenza a essere distratti dai propri obiettivi
  Permettere ad altri di utilizzare le nostre risorse
Go!

A4008.ObjectivesAndKeyResults

Questo strumento incoraggia la stesura di obiettivi e risultati precisi, traducendoli a tutti i livelli gerarchici e favorendo un'esecuzione armoniosa dei compiti.

Risultati che puoi raggiungere con questo A4ManagementTool

 Problemi Risolti
Formulare obiettivi persuasivi e perseguire risultati tangibili Risultati incoerenti nonostante gli obiettivi disponibili
Tradurre obiettivi e risultati in un piano d'azione Motivazione altalenante di alcuni collaboratori
Guidare i collaboratori verso azioni significative Difficoltà a chiarire l'obiettivo quando richiesto dal destinatario
Rendere i collaboratori consapevoli dell'importanza del loro contributo Necessità di ripetere frequentemente le istruzioni
Incoraggiare i collaboratori a superare i loro limiti attuali. Assenza di risultati significativi
Riduzione delle interferenze  
Ricordare facilmente gli accordi presi  
Go!

A4007.Delegation

Questo strumento facilita la delega efficace di attività, compiti e responsabilità, consentendo all'esecutore di occuparsene in modo indipendente e preciso.

Risultati che puoi raggiungere con questo A4ManagementTool Problemi Risolti
Delegare efficacemente compiti e responsabilità Tendenza all'accentramento (paura di esiti negativi della delega)
Formalizzare la carta del progetto Troppo tempo per delegare
Fornire all'esecutore gli strumenti necessari per il lavoro autonomo Utilizzo insufficiente dei parametri di delega disponibili (oltre 30 disponibili)
Delegare evitando interpretazioni creative Interruzioni frequenti per chiarimenti
Identificare rapidamente ciò che serve o manca Aspettative del committente dimenticate
Concordare risultati vincolanti La frustrazione dell'esecutore di fronte ai ripetuti cambi di direzione
Creare un ambiente di lavoro positivo e incoraggiare i collaboratori a superare le sfide. In attesa dei requisiti minimi necessari per l'esecuzione
Tenere traccia di ciò che è stato delegato e monitorarne lo stato di avanzamento. Uso eccessivo di risorse nello svolgimento delle attività
Go!

A4019.RiskAndWeaknessAssessment

Questo strumento consente di individuare i rischi e di stabilire un trattamento efficace. Consente di individuare nuove opportunità e di accettare solo i rischi residui sostenibili.

Risultati che puoi raggiungere con questo A4ManagementTool Problemi Risolti
Identificare e gestire i rischi e le vulnerabilità Mancanza di un approccio metodologico alla gestione dei rischi e delle opportunità
Evitare i rischi evitabili Limitarsi a identificare i rischi senza agire
Affrontare i rischi nel giusto ordine, riducendoli al massimo livello sostenibile. Assenza di soglie di allarme
Evitare l'eccessiva cautela che limita la capacità di cogliere le opportunità. Tendenza a gestire i rischi solo quando si manifestano
Garantire la conformità a leggi, regolamenti, norme e buone pratiche di gestione. Trascurare l'analisi della continuità operativa
Monitoraggio dei rischi e impostazione di soglie di allarme Ignoranza dei processi a rischio (assenza di valutazione del rischio di processo)
Verifica della corretta applicazione attraverso audit interni  
Go!

A4026.CommunicationPlan

Questo strumento facilita la creazione di un piano di comunicazione consensuale, migliorando significativamente l'efficacia relazionale con un investimento minimo.

Risultati che puoi raggiungere con questo A4ManagementTool Problemi Risolti
Formulare un piano di comunicazione interna ed esterna Comunicazione non coordinata
Definire gli obiettivi e invitare all'azione Assenza di definizione dei canali, della frequenza e delle responsabilità
Mappatura degli interessi, dei destinatari, delle modalità e dei tempi di comunicazione Comunicazione frammentata e ripetitiva
Incoraggiare l'attenzione ai contenuti Sovraccarico di informazioni per i destinatari
Definizione del piano d'azione e valutazione dell'effetto della comunicazione Scarsa reattività
Codificare le norme comunicative comuni Mancanza di feedback sull'efficacia della comunicazione
Go!

A4062.ProjectStressTest

Questo strumento consente di esaminare la solidità di un progetto, identificare i fattori di rischio e stabilire misure correttive, ispirandosi a più di 150 best practice.

Risultati che puoi raggiungere con questo A4ManagementTool Problemi Risolti
Garantire la resilienza del progetto e facilitarne il percorso Assenza di criteri essenziali per l'avanzamento del progetto
Consultazione di oltre 80 buone pratiche per la gestione dei progetti Revisioni frequenti e pianificazione miope
Definire criteri chiari per l'assegnazione dei progetti Mancanza di chiarezza sui vincoli del progetto
Scegliere gli strumenti di gestione del progetto più efficaci Ambiguità nei ruoli e nelle responsabilità
Valutazione delle competenze necessarie per il team di progetto Criteri di monitoraggio non definiti
Documentare l'esecuzione del progetto secondo norme vincolanti Ostacoli alla misurazione dei progressi
Verifica del corretto dimensionamento di un progetto  
Go!

A4105.FinancialPlanning

Questo strumento consente di pianificare e di gestire il flusso finanziario e di prendere decisioni informate.

Risultati che puoi raggiungere con questo A4ManagementTool Problemi Risolti
Pianificare i flussi economico-finanziari Assenza di una pianificazione finanziaria dettagliata
Migliorare la precisione nella pianificazione e gestione dei fondi Difficoltà nel tenere traccia delle spese effettive rispetto al budget
Svolgere il controllo di gestione Mancanza di trasparenza nel monitoraggio dei flussi di cassa
Prendere decisioni basate su dati aggiornati Sprechi di risorse finanziarie
Aumentare la trasparenza e la tracciabilità delle spese e degli investimenti Difficoltà a fare previsioni economiche
Calibrare entrate ed uscite economiche (spending review) Assenza di azioni correttive comprovate
Individuare gli sprechi  
   
Go!

A4074.WorksPreparation

Questo strumento supporta la preparazione accurata di attività, consentendo agli utenti di ispirarsi ad oltre 300 attività preparatorie.

Risultati che puoi raggiungere con questo A4ManagementTool Problemi Risolti
Avere un calendario preventivo (documentare le attività cicliche) Errori evitabili
Avere un piano d'azione (condiviso e riutilizzabile) Inefficienze operative
Mantenere il controllo di costi, tempi e obiettivi Tempi di attesa prolungati
Documentare le procedure standardizzate Gestione eventi imprevisti
Ridurre al minimo l'impatto ambientale: errori, sprechi, difetti Mancanza di considerazione per l'ambiente
Aumentare la soddisfazione dei collaboratori Movimenti e sprechi inutili
  Rischio per la salute e la sicurezza
  Sottoutilizzo del capitale umano

 

Go!

A4042.StepsForward

Questo strumento consente di elencare i compiti da completare e incoraggia i team a lavorare in modo proattivo.

Risultati che puoi raggiungere con questo A4ManagementTool Problemi Risolti
Protocollo delle questioni in sospeso e loro risoluzione in modo organizzato Incertezza sullo stato di avanzamento delle attività delegate
Compilazione di un documento con tutti i compiti da svolgere Ambiguità nell'assegnazione dei compiti
Sospendere alcune attività (per farle maturare o per decidere se abbandonarle). Propensione a rimandare le attività più impegnative
Responsabilizzare i collaboratori Tendenza a reagire piuttosto che ad anticipare
Apprezzare gli sforzi compiuti Impegno in compiti di scarsa rilevanza invece che in quelli critici
Consultare i progressi senza bisogno di chiedere Difficoltà a coordinarsi armoniosamente
Organizzare le idee in pochi istanti  
Limitare gli scambi di e-mail  
Go!

A4023.ProjectManagement

Questo strumento integra le tecniche più efficienti per organizzare attività e progetti, distribuire le responsabilità, delegare e facilitare il monitoraggio e le verifiche.

Risultati che puoi raggiungere con questo A4ManagementTool Problemi Risolti
Formulare una strategia, gestire progetti e coordinare efficacemente le attività. Assenza di un piano d'azione coordinato
Definizione di obiettivi chiari e inequivocabili Tendenza a gestire le attività in modo empirico, senza metodologie consolidate
Conduzione di riunioni di avvio per allineare il team Abitudine ad accettare passivamente gli eventi imprevisti
Tracciare un percorso e muovere subito i primi passi Tendenza a centralizzare le decisioni
Incorporare la matrice di assegnazione delle responsabilità Presenza di iniziative non coordinate
Programmazione delle revisioni periodiche Autonomia limitata per i membri del team e interruzioni frequenti
Avere un promemoria e conoscere lo stato dei progetti a colpo d'occhio, in qualsiasi momento Ostacoli nella definizione e nel monitoraggio di costi, scadenze e obiettivi
Mobilitare il team per superare insieme le sfide Difficoltà a conoscere in anticipo le 2-3 fasi successive

A4038.MasterPlan

Risultati che puoi raggiungere con questo A4ManagementTool Problemi Risolti
Articolazione del piano strategico generale e delle priorità Mancanza di una visione d'insieme scritta della propria attività professionale o personale (al massimo una visione mentale)
Organizzare in modo logico i propri macro-obiettivi, sia professionali che personali. Tendenza a nutrire incertezze sul percorso da seguire
Determinare le azioni che porteranno al raggiungimento degli obiettivi. Tendenza a rimandare ciò che intimorisce (spesso è cruciale)
Identificare ciò che attualmente ostacola il progresso Tendenza a ruminare (difficoltà a calmare la mente)
Smettere di investire il tempo in attività improduttive Sprecare energia in attività senza valore aggiunto
Rafforzare la fiducia nelle proprie scelte  
Dissipare le paure attraverso il ruolo centrale del vostro contributo  
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